Att skapa en aktiebok innebär att du upprättar bolagets formella register över aktier och aktieägare med det innehåll som aktiebolagslagen kräver. Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden och uppgift om tecknade aktier ska föras in direkt. Det gäller alltså redan i samband med att bolaget bildas, och samma princip är utgångspunkten om du behöver återskapa en aktiebok som har kommit bort.
Ladda ner och skapa en juridiskt korrekt aktiebok här.
Innan du börjar fylla i aktieboken behöver du avgöra om bolaget är ett avstämningsbolag eller inte, eftersom kraven på innehåll skiljer sig åt. Ett avstämningsbolag är ett aktiebolag vars bolagsordning innehåller ett avstämningsförbehåll, vilket betyder att bolagets aktier ska vara registrerade i ett avstämningsregister enligt reglerna om värdepapperscentraler och kontoföring av finansiella instrument. Om bolaget inte har ett sådant förbehåll är det, i praktiken, ett bolag där aktieboken byggs upp och förs på bolagsnivå enligt reglerna för bolag som inte är avstämningsbolag.
Om bolaget inte är ett avstämningsbolag ska aktieboken innehålla uppgift om varje akties nummer och aktierna ska tas upp i nummerföljd. Du behöver därför lägga upp aktierna med en tydlig numrering och därefter koppla aktierna till rätt aktieägare. Utöver aktienummer ska aktieboken innehålla aktieägarnas namn samt personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer och postadress, vilket slag varje aktie tillhör om bolaget har olika aktieslag, om aktiebrev har utfärdats samt i förekommande fall om aktien omfattas av sådana lagreglerade förbehåll som ska framgå av aktieboken. När du bygger aktieboken från grunden är det viktigt att du konsekvent låter aktienumren “följa med” till rätt ägare, så att det inte blir glapp mellan aktier och innehav.
Om bolaget är ett avstämningsbolag ska aktieboken i stället innehålla uppgift om aktieägarnas namn samt personnummer, organisationsnummer eller annat identifieringsnummer och postadress, hur många aktier varje aktieägare innehar och, om bolaget har olika aktieslag, hur många aktier av respektive slag varje aktieägare har. Även här ska eventuella förbehåll som enligt lagen ska framgå vara med. När du skapar aktieboken i ett avstämningsbolag utgår du alltså från ägaruppgifter och antal per ägare och aktieslag, snarare än att arbeta med en lista på enskilda aktienummer.
När du skapar aktieboken i ett nystartat bolag utgår du normalt direkt från stiftelseurkunden och den aktiefördelning som tecknades vid bildandet. Du för in stiftarna som aktieägare, registrerar deras identifieringsuppgifter och adresser samt lägger in tecknat antal aktier, aktieslag om sådana finns och, om bolaget inte är avstämningsbolag, kopplar du innehavet till aktienummer i nummerföljd. Därefter ska införingar och anteckningar dateras, om tidpunkten inte framgår av annat material du har till hands, vilket i praktiken betyder att du alltid bör se till att datum för införing eller ändring tydligt kan utläsas.
Om du har tappat bort aktieboken och behöver skapa en ny bygger du upp den på samma sätt, men med ett extra fokus på att återskapa dagens ägarbild korrekt. Arbeta bakifrån med de handlingar du faktiskt har, men låt stiftelseurkunden vara startpunkten eftersom lagen knyter aktiebokens första upprättande till bolagsbildningen och de tecknade aktierna. När du har grundläget på plats för du in de förändringar som krävs för att komma fram till nuvarande aktieägare och innehav. I bolag som inte är avstämningsbolag blir det särskilt viktigt att aktienumreringen är sammanhängande och att aktierna ligger i nummerföljd, eftersom det är ett uttryckligt krav på hur aktieboken ska vara uppbyggd.